一、 中央大學教職員退休後，帳號以停用後刪除為原則。如對帳號有保留需求，視每年學校與 Google 合約內容做動態調整。
二、 對申請保留的帳號，系統每年會以 Email 方式發送確認連結至 @g.ncu.edu.tw 信箱及備用信箱，用戶需在一個月內點擊該連結以確認仍在使用中以免遭系統自動停用。為避免系統發送的確認連結的郵件掉入垃圾郵件，用戶可考慮將本系統的發送信箱 gsuite@cloud.ncu.edu.tw 加到白名單或通訊錄。(註：您仍需注意點擊的網址開頭為 https://ncu.edu.tw/GoogleApps 以防止遭惡意郵件而進入釣魚網頁)
三、 由於學校與 Google 的合作關係為簽約制，長期使用需配合每個階段的政策與方案，否則帳號仍可能遭中止。
四、 本服務僅限在退休前已申請 Google Workspace 的教職員使用，不開放離職教職員及已退休但未曾擁有 @g.ncu.edu.tw 帳號者申請。
五、 目前學校與 Google 簽定的契約至 2026 年，因此，退休教職員帳號的保留方案參考目前對畢業生的方案，唯實施方式稍有不同：
1. 由於學校需負擔 Google Workspace 每年的簽約金，退休教職員欲保留帳號者，可透過不限金額的捐款給校務基金或學校任何您想贊助的捐款用途（ https://give.ncu.edu.tw/donate ）
2. 完成後，請發一封電子郵件至 ncucc@cc.ncu.edu.tw 信箱，標題註明 「退休教職員 Google Workspace 帳號保留申請 (已完成捐款)」字樣，內容提供您退休前的單位、姓名及使用的 Google Workspace 帳號名稱，無需檢附單據。 電算中心在在接到申請後，會幫您進行保留作業，並回覆您成功及目前的一些條款。
3. 現階段的方案提供帳號保留至 2026 年 3 月底，空間的使用部份比照現任的教職員，（不要使用共用雲端硬碟，保持總使用空間在 20GB 以內）請自行參考相關規定。 2026 年後如仍希望保留，請注意學校相關的公告。